Periode: 2019 – Heden
Paul Leenards
Voor Orange België hebben wij een beschrijving gemaakt van hun service organisatie in termen van ITIL v3. Deze beschrijving gebruikt Orange om een vraag te beantwoorden van een van hun klanten in het kader van een aanbesteding. Deze klant heeft specifiek gevraagd om een beschrijving van de processen uit ITIL v3 en hoe Orange deze uitvoert of wilt uitvoeren.
Om de vraag te beantwoorden is er een inventarisatie gemaakt van de bestaande processen binnen Orange die voor de klant relevant zijn. Er is gesproken met managers en uitvoerders in de processen om de informatie te toetsen. Ook heeft er een document onderzoek plaatsgevonden van de procesbeschrijvingen die gebruikt worden binnen Orange en haar partners. Omdat een belangrijk deel van de dagelijkse werkzaamheden door partners worden uitgevoerd is er ook extra aandacht geweest op de aansturing van deze partners en hun gebruik van ITIL v3 processen.
Uiteindelijk heeft dit geleid tot een uitgebreid document dat een beschrijving geeft van de meeste processen uit ITIL v3 en aantal door de klant gevraagde extra processen. Ook is er een document opgesteld voor het management van Orange die beschrijft waar hun interne processen en de ITIL v3 processen overlappen of afwijken.
Gemeente Amsterdam heeft diverse projecten en programma’s uitgevoerd, waarbij een centrale rol werd vervuld in het verbinden van de vraagzijde (business, demand) met de aanbodzijde (ICT, supply). Dit vertaalde zich in het omzetten van technische mogelijkheden naar concrete verbeteringen in de bedrijfsvoering van het cluster Ruimte en Economie, vooral gericht op de sturing van projecten en programma’s.
Project- en samenwerkingsomgeving Ruimte en Economie
Binnen het cluster Ruimte en Economie zijn diverse oplossingen beschikbaar voor het opslaan en delen van documenten, tekeningen en plannen. Eveneens worden verschillende oplossingen gebruikt voor samenwerking met externe partijen, wat resulteert in verschillende versies van documenten op diverse locaties. Dit leidt tot informatieversnippering bij de overdracht tussen projecten, beheer en andere organisatieonderdelen.
Het startpunt was het in kaart brengen van de document- en informatiestromen binnen het cluster, vooral bij het Ingenieursbureau dat een belangrijke rol speelt in projecttoezicht. Hieruit volgde een advies voor verdere stappen. Moderne samenwerkingsomgevingen bieden niet alleen technische voordelen zoals vindbaarheid en versiebeheer, maar ook organisatorische voordelen door barrières tussen stakeholders weg te nemen. De keuze viel op het benutten van mogelijkheden binnen de nieuwe werkplek, gebaseerd op Microsoft365-technologie. Eventuele tekortkomingen worden later aangevuld met aanvullende oplossingen, bijvoorbeeld voor CAD-tekeningen. Na de opstart van het programma nam een intern producteigenaar samen met een realisatie- en migratieteam het over.
Amsterdams Opdracht en Project Informatie Systeem
Het fysieke domein gebruikte een oplossing gebaseerd op Microsoft Access om projectgegevens op te slaan en te delen, die niet voldeed aan interne eisen voor gebruik en beheer. Tijdens de uitwerking van deze kwestie bleek dat directies binnen het cluster de besturing van opdrachten en projecten wilden verbeteren, waarbij doorontwikkeling van de genoemde oplossing essentieel werd geacht. Technisch werd de bestaande applicatie gemigreerd naar het Microsoft Power Platform, waarbij de database werd gehost op het Azure-platform van de gemeente Amsterdam zelf. Organisatorisch werd een raamwerk opgezet voor verdere ontwikkeling van dit systeem. Het project werd overgedragen aan een realisatieteam met een interne producteigenaar.
Governance en besturing van Amsterdamse Werkplekdiensten
Met de uitbesteding van werkplekdienstverlening aan een externe leverancier en interne reorganisaties in digitalisering, informatievoorziening en ICT-dienstverlening rees de vraag naar ketenbreed bestuur van deze diensten. De werkplekdienst werd voornamelijk gestandaardiseerd geleverd, met beperkte ruimte voor specifieke oplossingen. Door uitbesteding en cloudmogelijkheden ontstond de verschuiving van uniformering naar standaardisering in werkpleklevering, waardoor meer op de medewerker gerichte diensten mogelijk werden.
De leverancier en het Amsterdamse Digitale Werkplek (ADW)-programma stonden voor de uitdaging om ongeveer 20.000 bestaande werkplekken over te zetten naar de door de leverancier opgezette infrastructuur. Prioriteit werd gegeven aan de overdracht, gevolgd door verdere ontwikkeling van de dienstverlening.
Werkplek van de Toekomst bij het Ingenieursbureau gemeente Amsterdam
Specialisten van het Ingenieursbureau, zoals constructeurs en werkvoorbereiders, gebruikten specifieke pakketten (CAD/CAM) die niet goed functioneerden op de gestandaardiseerde werkplekken van Amsterdam. Een tijdelijke oplossing met speciale laptops werd geïmplementeerd in afwachting van duurzamere oplossingen via aanbesteding. Dit resulteerde in een Programma van Eisen voor de nieuwe werkplek, dat werd voorgelegd aan de aanbestedingscommissie.
Na de aanbesteding werd met de geselecteerde leverancier besproken hoe de verschillende vormen van de werkplek voor het Ingenieursbureau vorm konden krijgen. Als directie en clustercoördinator voor de werkplek fungeerde ik als brug tussen het ADW-programma en het Ingenieursbureau, wat leidde tot een programma om nieuwe mogelijkheden te benutten voor ketenbrede samenwerking.
Overdracht van Ingenieursbureau-projecten naar Stedelijk Beheer en Stadswerken
Het beheer van assets, objecten en openbare ruimte is verdeeld tussen Stedelijk Beheer en Stadswerken binnen de gemeente Amsterdam. Ze werkten aan een gezamenlijk acceptatieproces voor de overdracht van projecten in de fysieke ruimte, wat uitdagingen met informatieoverdracht tussen project- en beheerorganisaties aan het licht bracht. Dit werd overgedragen aan de lijnorganisatie voor oplossing. Dit inzicht benutten we bij andere initiatieven waarbij we betrokken waren.
Rainproof Simulatie Systeem
Het Ingenieursbureau van Amsterdam gebruikte een applicatie van Waternet om regenimpact op een stadsgedeelte te simuleren. De vraag rees of het Ingenieursbureau zelf deze applicatie moest aanschaffen voor structureler gebruik. Uiteindelijk was de businesscase voor deze specifieke applicatie niet haalbaar voor Amsterdam. Mogelijkheden tot aanschaf in samenwerking met gemeente Rotterdam werden onderzocht, maar de uitdaging lag voornamelijk in koppeling met de ICT-infrastructuur van Rotterdam. Tegelijkertijd werd geëxperimenteerd met alternatieve oplossingen in samenwerking met kennisinstituten.
Inrichting van samenwerkingsplatform AMROR Alliantie
In samenwerking met Rotterdam en Rijkswaterstaat is er door het Ingenieursbureau van Amsterdam een samenwerkingsplatform ingericht voor de AMROR-alliantie. Wortell werd geselecteerd als leverancier om het platform op te zetten en te onderhouden. Echter, door de opkomst van de coronapandemie konden medewerkers niet worden geïnstrueerd over het dagelijkse gebruik van het platform. Uiteindelijk diende het platform vooral als kennismaking met Microsoft365-oplossingen voor het Ingenieursbureau en het cluster Ruimte en Economie.