Het Digitaal Experimenteer Centrum

Voor de Gemeente Rotterdam is het Digitaal Experimenteer Centrum (het DEC) ingericht. De formele opening was in november 2017. Het DEC is in eerste instantie ingericht voor het gemeentelijke Ingenieursbureau maar is al snel een dienst geworden waar de gehele gemeente gebruik van kan maken. In dit artikel wordt kort beschreven wat het Digitaal Experimenteer Centrum is en wat de achterliggende gedachte was bij de inrichting. Paul Leenards van Idwell was als programma manager een van de trekkers van de inrichting van het DEC en hij heeft ook een tijdje de rol gehad van coördinator tot december 2018.

Het uitzicht vanuit het DEC op de Erasmusbrug

Doel

Het doel van het Digitaal Experimenteer Centrum is in eerste instantie om nieuwe digitale mogelijkheden te onderzoeken voordat deze breed zou worden ingezet. Zoals in veel grotere organisaties waren er veel initiatieven om innovaties in te zetten die in de pilot-fase succesvol waren en die vervolgens stranden op complexiteit of door gebrek aan werkelijke draagvlak. Een grove schatting is dat zo’n 80% van de pilots niet een vervolg hebben gekregen. Het DEC heeft dan ook als belangrijke doel om innovatieve oplossingen uit te proberen door de medewerkers die er feitelijk ook echt mee moeten gaan werken. Wanneer deze oplossingen dan ook worden geadopteerd is de stap om ook op te schalen vele malen eenvoudiger. Daarmee is innovatie niet zo zeer een technische uitdaging maar veel eerder een organisatorische vraagstuk.

Vraagstukken in plaats van oplossingen

Vaak worden innovaties benaderd vanuit de oplossing en wordt er vervolgens gezocht naar een probleem. Een voorbeeld uit de praktijk was een pilot om met blockchain een oplossing bieden voor het besturen van vergunningen. Toen de ogenschijnlijke resultaten van de pilot met de afdelingshoofd voor vergunningen werd gedeeld was deze niet onder de indruk. Het probleem waarvoor deze blockchain technologie misschien een oplossing bood had maar weinig prioriteit. Er waren veel grotere en urgente vraagstukken die toch eerst opgelost moeten worden.

Door juist de vraagstukken als uitgangspunt te nemen en vandaar op zoek te gaan naar de oplossing neemt de kans op succes dan ook toe. Vaak kunnen medewerkers op de werkvloer veel beter articuleren waar ze tegen aan lopen dan dat ze kunnen inschatten of technische oplossing gaat helpen. Door het vraagstuk ook goed te onderzoeken en verder uit te werken komt er ook meer houvast voor potentiele oplossingen. Een goed hulpmiddel hiervoor zijn Use-Cases.

Werken aan een digitaal experiment

Het Experiment Canvas

Een van de hulpmiddelen die we hebben ontwikkeld om vraagstukken en oplossingen te toetsen is het Experiment Canvas. Hiermee wordt het mogelijk om inzicht te geven in het vraagstuk en hoe een mogelijke oplossing ook kan worden getoetst in een experiment. Naar mate er ook meer kennis en inzicht beschikbaar komt, door het uitvoeren van experimenten en daarover met elkaar in gesprek te gaan, wordt het canvas verder gevuld. Uiteindelijk zou er dan ook een uitgewerkte business case ontstaan op basis waarvan bestuurders kunnen besluiten om een oplossing ook aan te schaffen en in te zetten.

Het Experiment Canvas

Het Laboratorium van het DEC

Fysiek hebben we 2 ruimtes ingericht in het kantoor van de Gemeente Rotterdam aan de Wilhelminakade. Op de 31e etage hebben we een laboratorium gebouwd en daarnaast een presentatie of workshop ruimte. Het laboratorium is flexibel opgezet, alles kan worden verplaatst en verschoven. Omdat veel IT oplossingen zowel stroom als netwerk-verbindingen nodig hebben worden deze via het plafond en met katrollen naar elke plek in de ruimte gebracht. Aan de muur een digitaal planbord waar bijvoorbeeld het Experiment Canvas op kan worden ingevuld.

De Laboratorium ruimte van het DEC

Elk medewerker met een onderbouwd voorstel om een experiment uit te voeren kan voor bepaalde tijd een opstelling in deze ruimte krijgen. De medewerker kan er samen met collega’s werken met een of meerdere oplossingen. Een deel van de technologie is al beschikbaar en een deel zou samen met leveranciers aangeschaft of gehuurd moeten worden.

De workshop ruimte van het DEC

De andere ruimte in het DEC is vooral bedoeld om in workshops samen te werken aan vraagstukken en te brainstormen over mogelijke oplossingen. Aan de ene kant van de ruimte is een fantastisch uitzicht over de Maas, de Erasmus brug en het centrum van Rotterdam. Aan de andere kant van de ruimte is een groot scherm waarmee bijvoorbeeld video gesprekken gevoerd kunnen worden of als digitale whiteboard.

De workshop ruimte kijkt uit over Rotterdam

Een bijzondere oplossing in deze ruimte wordt gevormd door de 180 graden projectie over bijna 11 meter. Op basis van Virtual Reality kunnen hier naar modellen en plannen worden gekeken. Een voorbeeld is een presentatie vanaf de brug van een schip wat de Nieuwe Waterweg opvaart en zo de haven bereikt.

De 180 graden projectie in het DEC

Experimenten

Een aantal voorbeelden van experimenten zijn het onderzoeken van sensoren op lichtmasten, digitale Kanban borden, automatisch kunnen herkennen van het gebruik van daken op basis van luchtfoto’s en satellietbeelden.

  • Een stad als Rotterdam heeft zo’n 100.000 lichtmasten in beheer. Om deze allemaal te vervangen door nieuwe, slimme lichtmasten is erg kostbaar en voor veel gebieden eigenlijk niet de moeite waard. Dan is het de vraag of er veel goedkopere alternatieven zijn waarmee  kan worden vastgesteld of een lichtmast het nog doet. Een simpele sensor gekoppeld aan LoRa kan wellicht uitkomst bieden. Dan moet deze wel kunnen werken in combinatie met de verschillende armaturen die worden gebruikt in de stad. Dat blijkt toch lastiger dan vooraf gedacht.
  • Veel projectgroepen willen graag een eigen ruimte waar ze hun planning en hun KanBan bord kunnen laten hangen. Dat is niet werkbaar in de bestaande kantoorruimten. Dan is het de vraag of er geen mogelijkheid zijn om virtueel een planning, brown paper of KanBan bord kan worden aangeboden. In samenwerking met Canon wordt een digitale planbord opgezet waar verschillende projecten mee kunnen gaan werken.
  • De gemeente wil graag inzicht hebben in het gebruik van daken en dan met name of deze groen zijn en wellicht ook al zonnepanalen hebben. Er worden regelmatig luchtfoto’s gemaakt en er zijn ook satelliet beelden die inzicht kunnen geven. Om deze handmatig te verwerken kost veel tijd. Er zijn ook digitale oplossingen al beschikbaar die in een beperkte context van een universiteit lijken te werken. Uit het experiment blijkt dat het toch een stuk complexer is dan op papier bedacht. Het trainen van het programma dat dakgebruik moet herkennen is tijdrovend en de resultaten zijn niet voldoende om de investering te rechtvaardigen. Ook een experiment met een negatief resultaat is een geslaagd experiment.

Het Experimenteer Ecosysteem

Zoals in het experiment over de digitale planborden al wordt benoemd is samenwerking met externe partners belangrijk in een Digitaal Experimenteer Centrum. Omdat de Gemeente Rotterdam als overheidsinstelling aan richtlijnen moet voldoen bij het inkopen van digitale oplossingen en diensten, zoals Europese Aanbestedingen, is samenwerking met externe partijen in het DEC nog best lastig. Samen met de juridische afdeling en met inkoop is er gewerkt aan een overeenkomst waarmee commerciële partijen kunnen meedoen in het ecosysteem rondom het DEC. Met een aantal partners, zoals bijvoorbeeld Canon en Fujitsu, is een dergelijke overeenkomst opgesteld.

Fujitsu tekent onderzoek overeenkomst met Gemeente Rotterdam

Uitdagingen

Om het Digitaal Experimenteer Centrum goed te laten functioneren zijn er een aantal uitdagingen die we bij de inrichting en implementatie zijn tegen gekomen. De grootste uitdaging is in de cultuur. Experimenteren gaat in een belangrijke mate over ook gewoon uitproberen. Niet te veel praten over de mogelijkheden maar juist concreet uitzoeken wat wel of niet werkt. Dat vraagt om flexibiliteit en ook om overzicht. In een ambtelijke organisatie is dit niet altijd de cultuur.

Een andere uitdaging is om naast de standaard IT omgeving een digitaal platform beschikbaar te stellen waar juist ruimte is om uit te proberen. Het is begrijpelijk dat het reguliere netwerk gestandaardiseerd en beveiligd is. Door naast de productie omgeving juist een vrije omgeving aan te bieden ontstaat er ruimte om nieuwe toepassingen te onderzoeken. Voor dat onderzoek is meestal geen data uit de productie omgeving nodig. Maar een vrije omgeving geeft wel ruimte voor IT gebruikers om juist nieuwe technologie toe te passen zonder een ingewikkeld en complex change proces te moeten doorlopen. En dat is nu ook weer niet de bedoeling. Het is dus zoeken naar de juiste verhouding tussen de behoefte van de gebruikers om de nieuwste technologische toepassingen te gebruiken en de noodzaak om het standaard IT netwerk goed te beheren en te beveiligen.

De rol van Idwell / Paul Leenards

Als programma manager is Paul Leenards begonnen met een inventarisatie van verwachtingen en wensen vanuit het Ingenieursbureau en van de eisen en randvoorwaarden vanuit de IT organisatie en de facilitaire ondersteuning. Op basis van deze inventarisatie en expertise in het werken en beheren van innovatiecenters heeft Paul een programma plan opgesteld. Dit programma plan had betrekking op de fysieke inrichting van de ruimte en de IT voorzieningen, de processen rondom het experimenteer centrum, de organisatie van besturing en beheer en het opzetten van het ecosysteem met partners en leveranciers. Bij de uitvoering van het plan heeft Paul ook tijdelijk de rol van coördinator opgepakt totdat de vacature was ingevuld en deze verantwoordelijkheid kon worden overgedragen.

Over dit project bij de Gemeente Rotterdam zijn twee TV rapportages gemaakt: in 2018 voor het RTL7 programma Ondernemend Nederland en in 2020 voor het RTL-Z programma De Barometer.