Doel

Effectieve aanbesteding van IT diensten

Omschrijving

Voor sommige organisaties zijn openbare aanbestedingen een verplichting. Vanwege Europese wet en regelgeving moet dienstverlening boven een bepaalde waarde via een formele procedure worden aanbesteed. Dat is niet altijd een gemakkelijke zaak. Dit soort aanbestedingen kunnen complex zijn. Vanwege deze complexiteit is het van belang na te denken over de juiste vraagstelling en verwachtingen van de oplossing en de leverancier.

Voor andere organisaties kan een formele aanbestedingsaanpak helpen om een beter beeld te krijgen over de mogelijkheden die in de markt te koop zijn. Een goede aanbestedingsaanpak geeft zowel de vraag- als de aanbod zijde houvast in het proces. Veel grotere en professionele leveranciers zijn ingericht om op deze wijze antwoord te geven op marktconsultaties.

In alle gevallen is het van belang om eerst goed beeld te krijgen op de wensen, eisen en verwachtingen. Is er sprake van een specifieke levering op een bepaald moment? Of gaat het juist om continuïteit en een stabiele dienstverlening over de gehele duur van het traject? Wat valt er binnen de scope van de aanbesteding en wat valt er juist expliciet niet onder? Hoe ziet de gevraagde oplossing er functioneel en ook technisch uit? Maar ook, hoe ziet de organisatie er uit en op welke wijze wordt de leverancier aangestuurd nadat het contract is verleend?

Idwell heeft veel ervaring in het begeleiden van aanbestedingen, zowel in formeel georganiseerde Europese aanbestedingen als in goed opgezette marktconsultaties om te komen tot een goede leveranciersselectie. Idwell heeft ook ervaring in het reageren op aanbestedingen door leveranciers, in zaken als bidmanagement en offerte schrijven. We hebben een beide kanten van de tafel gezeten en begrijpen dus goed wat van beide kanten verwacht wordt.

Idwell kan op verschillende manieren u helpen bij het opzetten en realiseren van een succesvolle aanbesteding. In de eerste plaats door te ondersteunen in de vraagstelling: wat is in de kern wat wordt gevraagd van de externe leverancier en wat uw organisatie nodig heeft? Als de vraagstelling helder is dan kan Idwell ondersteunen in markt verkenningen: is de oplossing al vaker ingericht? wat zijn de valkuilen waar extra aandacht voor moet zijn? Welke leveranciers hebben ervaring in dit soort leveringen en zouden uitgenodigd kunnen worden voor de aanbesteding? Idwell helpt bij het in de markt zetten van de vragen, het begeleiden van het aanbestedingsproces, het ordenen en classificeren van de antwoorden van de leveranciers en het komen tot de uiteindelijke selectie.

Aanpak

Onderzoek

  • Gesprek met opdrachtgever om te komen tot een goede afbakening van de vraagstelling
  • Inventarisatie van bestaande omgeving en raakvlakken met de aanbesteding
  • Analyse van randvoorwaarden, formeel (wetten en regels) en informeel
  • Gesprekken met betrokkenen over de bestaande dienstverlening om wensen over toekomstige dienstverlening inzichtelijk te maken

Vraagstelling

  • Opstellen presentatie over vraagstelling met hoodstukindeling
  • Inzichtelijk maken hoe de eindsituatie eruit gaat zien op basis van huidige inzichten
  • Consequenties van vragen inzichtelijk maken door vragen te beantwoorden waar mogelijk in workshop(s) met opdrachtgever en direct betrokkenen
  • Uiteindelijk komt hieruit een document met vragen, randvoorwaarden en risico’s

Marktonderzoek

  • Op basis van de vraagstelling wordt onderzocht of er ervaring bestaat met de oplossing (in brede zin)  en welke leerpunten hierover zijn
  • Opstellen longlist met leveranciers op basis van algemeen bekende gegevens (uitnodigingslijst)

Aanbesteding

  • Begeleiden werkgroep om de aanbesteding uit te voeren
  • Ondersteuning bij ordenen en classificeren van antwoorden van leveranciers
  • Advies over leveranciersselectie en keuzes

Zie ook


Meer informatie

voor meer informatie over onze dienst Begeleiding bij aanbestedingen kunt u contact opnemen met

Paul Leenards

M p.leenards@idwell.nl

T 06 1869 3246