IKNL: Begeleiding in Concretiseringsfase BVP

Het Integraal Kankercentrum Nederland (IKNL) heeft een Europese Aanbesteding voor Kantoorautomatisering uitgeschreven volgens de Best Value Procurement methodiek. Een externe adviespartij heeft IKNL begeleid in het BVP proces om te komen tot een selectie van een leverancier. IKNL had ook behoefte aan meer inhoudelijke expertise in het leveren van IT diensten en het besturen hiervan. Idwell, Paul Leenards, is gevraagd om vanuit dat perspectief mee te draaien in de concretiseringsfase van het aanbestedingstraject.

De concretiseringsfase van een BVP programma is bedoeld om alle mogelijke onduidelijkheden en onuitgesproken aannames in het voorstel van de leverancier weg te nemen. Door vragen te stellen over het voorstel en daarover in gesprek te gaan met de leverancier weet IKNL in dit geval waar ze aan toe zijn als het contract wordt getekend.

In de specifieke situatie van IKNL heeft Paul zich vooral geconcentreerd op de scope en de risico’s van het voorstel. Is het voorstel compleet? Hoe wordt er omgegaan met veranderingen in de nabije toekomst? Wat zijn de mogelijkheden voor IKNL om de dienstverlening bij te sturen? Zoals je kan verwachten in dit soort situaties kan een leverancier iets anders begrepen hebben dan werd bedoeld met een zinsnede in de aanbestedingsstukken. De concretiseringsfase van BVP is bedoeld om dit soort onduidelijkheden al in een vroeg stadium benoemd te hebben zodat je daar later geen last van hoeft te hebben.

Op basis van de analyse van het voorstel en aangevuld met de verduidelijking van de leverancier is er een notitie opgeleverd waarin puntsgewijs de overeenstemmingen tussen vraag en aanbod zijn benoemd en aangevuld met een kort overzicht van een aantal discussiepunten en risico’s. Op basis van deze notitie heeft het management van IKNL en het management van de leverancier de finale punten op de i kunnen zetten voordat tot contractering kon worden overgegaan.

Opmerking

In het selectie proces om te komen tot de leverancierskeuze is een fout ontstaan in het Excel bestand die pas later werd opgemerkt. Het gevolg was dat IKNL uiteindelijk maar liefst drie keer de concreteringsfase heeft moeten doorlopen. In alle drie deze fases heeft Paul de scope en risico analyse uitgevoerd voor het management van IKNL.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.