In de afgelopen weken heb ik mijn langstlopende project afgerond: het digitale ontmoetingsplatform voor de AMROR-alliantie. Voor mij begon dit project in 2018, toen het nog een van de projecten van de gemeente Rotterdam was. Net voor het einde van 2024 heb ik de laatste restpunten van het project overgedragen aan collega’s bij de gemeente Amsterdam.
De AMROR-alliantie is een samenwerking tussen de ingenieursbureaus van de gemeente Amsterdam, de gemeente Rotterdam en Rijkswaterstaat. Alle drie deze partijen werken aan grote infrastructurele projecten in dichtbevolkte stedelijke gebieden. Er zijn niet veel steden in Nederland met een haven, een vliegveld, meerdere treinstations, metro’s en trams, tunnels, snelwegen als ringweg en verschillende vormen van stedelijke ontwikkelingen. Dit vraagt om intensieve kennisuitwisseling en samenwerking tussen deze partijen. Samenwerking waarbij niet alleen kennisuitwisseling in de vorm van workshops, seminars en congressen nodig is, maar waarbij ook gebruik moet worden gemaakt van digitale uitwisseling van ervaringen en ideeën.
Dat was in essentie de kernvraag waarmee we in 2018 zijn begonnen. Kunnen we een digitaal ontmoetingsplatform opzetten om de samenwerking en kennisuitwisseling tussen de drie betrokken partijen te faciliteren? En daarbij ook de ruimte laten om andere partijen, zoals andere gemeenten, provincies, ondernemingen en kennispartners, te betrekken. Al snel bleek dat er in essentie twee grote uitdagingen waren: de eigen inrichting van ICT-systemen bij de drie partijen en de digitale vaardigheden van de betrokken medewerkers.
Uitdaging: gesloten platformen
In 2018 was de inrichting van de ICT-diensten bij de AMROR-partijen nogal gesloten en afgeschermd. Het was niet mogelijk om met een ander account dan dat van de betreffende organisatie toegang te krijgen tot interne projectgegevens en kennissystemen. De inschatting was ook dat het onwaarschijnlijk was dat hier op korte termijn verandering in zou komen. Een extern platform, dat parallel naast de eigen interne systemen beschikbaar kon worden gemaakt, leek op dat moment de best haalbare oplossing.
Uitdaging: Digitale vaardigheden
De digitale vaardigheden van de betrokken medewerkers vormden een andere uitdaging. We hebben verschillende bestaande platformen voor kennisuitwisseling en samenwerking bekeken. Een aantal van deze platformen waren zeker interessant en functioneel goed in te zetten. Maar er was bij elk platform een drempel voor het gebruik. Niet zozeer voor een kleine groep vooroplopers, maar wel voor de grote groep van ‘normale gebruikers’. In elke situatie moesten gebruikers extra en andere handelingen uitvoeren dan ze gewend waren.
Uiteindelijk bleek dat in alle drie de betrokken organisaties werd gewerkt met oplossingen van Microsoft, zoals Outlook, OneDrive/Explorer en SharePoint. Daarom is besloten om een extern beheerd Microsoft Cloud Platform in te richten, waar medewerkers van de drie organisaties als ‘gast’ in Teams- en SharePoint-omgevingen kunnen samenwerken. Na een selectietraject kreeg Wortell de opdracht om dit platform beschikbaar te maken. De oplevering van het platform vond plaats een week voor de uitbraak van de coronapandemie. Achteraf gezien was dat een onfortuinlijke timing.
Uitdaging: Pandemie
Je zou denken dat het beschikbaar hebben van een digitaal platform voor locatieonafhankelijk samenwerken juist op dat moment heel goed van pas zou komen. Alle drie de betrokken organisaties zijn tenslotte in zeer korte tijd overgegaan op het gebruik van Microsoft Teams als online communicatiemiddel. Dat is op zichzelf zeker waar. Helaas was het probleem dat Teams vooral werd gezien als middel voor videoconferenties en dat de meerwaarde van de andere functies van Teams niet meteen werd herkend. Het alleen beschikbaar stellen van een technisch hulpmiddel leidt niet per se tot een optimaal gebruik van dat hulpmiddel. Bovendien hadden tijdens de coronapandemie de activiteiten voor de AMROR-alliantie een lagere prioriteit. Er was niet meteen reden om gebruik te maken van het net opgeleverde platform.
Dit was een belangrijke herinnering aan het belang van user adoption. Er waren meerdere werksessies gepland om collega’s uit de organisaties op locatie kennis te laten maken met de mogelijkheden van het platform. Vanwege corona werden deze sessies uitgesteld en uiteindelijk zijn ze komen te vervallen.
Nieuwe mogelijkheden
In de tussentijd werd ik binnen de gemeente Amsterdam ook betrokken bij de ontwikkelingen rondom de nieuwe werkplek die op dat moment werd aanbesteed. Deze ervaring is een boek op zichzelf. Wat wel duidelijk werd, is hoe deze werkplek ook gebruik zal gaan maken van de mogelijkheden die het Microsoft Cloud Platform van de gemeente Amsterdam biedt. Het al bestaande platform voor de AMROR-alliantie bood met name kansen voor de medewerkers van het Amsterdams Ingenieursbureau om deze mogelijkheden te onderzoeken, vooral bij het onderzoeken van samenwerking met externe partners. Zoals met aannemers die technische onderzoeken uitvoeren naar de staat van bruggen en kademuren in Amsterdam, of hoe een projectomgeving in een programma voor gebiedsontwikkeling kan worden ingericht om samenwerking met de verschillende eigen organisatieonderdelen te ondersteunen.
Met deze opgedane specifieke kennis en ervaring over hoe een Microsoft Cloud Platform ingericht kan worden, wordt het ook eenvoudiger om collega’s mee te nemen in het gebruik van het platform. De voorbeelden van het gebruik liggen veel dichter bij de eigen belevingswereld van het werken voor de gemeente Amsterdam in het algemeen en het Ingenieursbureau in het bijzonder. Met de uitrol van de nieuwe werkomgeving binnen de gemeente Amsterdam werd het ook mogelijk om onder bepaalde omstandigheden externe collega’s uit de gemeente Rotterdam en Rijkswaterstaat uit te nodigen om mee te kijken en mee te werken. Daarmee wordt een extern digitaal ontmoetingsplatform feitelijk overbodig.
Loslaten en overdragen
De laatste maanden van mijn project stonden dan ook vooral in het teken van overdragen. De omgeving die is ingericht voor de samenwerking tussen de AMROR-partijen kon worden overgezet naar het platform van de gemeente Amsterdam. De nog actieve experimentele omgevingen voor de projecten van de koplopers worden de komende weken ook naar dat platform gemigreerd. Dan kan het eigen externe AMROR-platform weer worden opgeruimd. Meer dan vijf jaar heb ik aan dit project kunnen werken. Het was geen fulltime inzet; ik heb daarnaast nog meerdere projecten voor verschillende opdrachtgevers gedaan, maar dit was wel zo’n beetje mijn langstlopende opdracht tot nu toe.