De voordelen van methodisch onderzoek

Een paar jaar geleden hebben we voor een klant in de zorg sector (VVT) een onderzoek gedaan naar de staat van hun ICT afdeling. Het bestuur van deze zorginstelling vond dat hun ICT afdeling te vaak op de rem ging staan en zo innovatie tegen hield. Ook waren de mogelijkheden van de werkplekken beperkt: door de werkplekken te virtualiseren zijn allerlei voorzieningen dichtgezet. Zo konden er op de werkplek geen instructie video’s worden afgespeeld omdat de geluidskaarten waren vergrendeld.

De vraag van het bestuur was dan ook of de ICT afdeling wel voldoende in staat was om de nieuwe IT infrastructuur op te zetten en te beheren. Had de ICT afdeling wel voldoende innovatief vermogen?

De aanpak was om in een aantal gesprekken met management en medewerkers van de IT afdeling eerst een zo feitelijk mogelijke weergave van de situatie te krijgen. Niet alleen met de IT afdeling is gesproken, ook met leidinggevenden en medewerkers op het hoofdkantoor en op locatie. Daarnaast is er een documentatie onderzoek gedaan en heeft een technisch specialist de infrastructuur doorgelicht. Van alle gesprekken is een verslag gemaakt met daarin de hoofdpunten van wat besproken is. Er is niet gekozen voor een letterlijk verslag, dit kost vaak te veel tijd en levert te weinig extra inzichten op. Alle deelnemers hadden inzicht in hun eigen verslag en pas als ze er akkoord mee zijn gegaan werd het verslag ook gebruikt als input voor het bevindingen rapport.

Dit bevindingenrapport is zoveel mogelijk geordend op basis van relevantie en waarschijnlijkheid. Waar we ook echt het gevoel hadden dat een bevinding ook echt werkelijk zo was, dan gaven we dit ook als zodanig weer. Meningen van betrokkenen werden als herkenbare uitspraken opgevoerd. Het rapport werd bovendien ter controle gedeeld met de opdrachtgever en het hoofd ICT. Met name of er geen onwaarheden in stonden en of we niets iets belangrijks hadden gemist. In dit rapport werden nog geen conclusies getrokken met betrekking tot de oorspronkelijke vraag. Het was vooral bedoeld als waarheidsvinding en om een compleet beeld van de situatie te krijgen.

Naar ons gevoel met een dergelijk bevindingenrapport verifieerbaar zijn door derden. Als een ander adviesbureau hetzelfde onderzoek zou doen in de dezelfde periode, dan zouden de uitkomsten grotendeels vergelijkbaar moeten zijn. Er is uiteraard ruimte voor kleine verschillen in interpretatie en subjectiviteit. We kijken allemaal een beetje anders naar wat er gaande is. Op hoofdlijnen moet het bevindingenrapport herkend kunnen worden als een redelijk geloofwaardige afspiegeling van de werkelijkheid.

Het bevindingenrapport is een bijlage bij het uiteindelijke verslag wat we aan het bestuur hebben gepresenteerd. In het gesprek wat we hierover hadden met het voltallige bestuur van deze zorginstelling bleek de waarde van ons onderzoek. De bestuursvoorzitter vertelde dat ze al jaren vraagtekens hadden bij het functioneren van de ICT afdeling. Tot dit rapport hadden ze nog  onvoldoende beeld bij het probleem en de oplossingsrichting. De uitspraken van de managers en medewerkers van de ICT afdeling, zoals letterlijk en met hun goedkeuring in het rapport zijn opgenomen, maakten duidelijk hoe anders de ICT afdeling dacht over de vraagstukken dan het bestuur. Nu stond zwart op wit en gevalideerd door de gekozen methodiek hoe binnen de ICT afdeling over innovatie en over hun eigen rol daarbij werd gedacht.. En het was door het gevalideerde bevindingenrapport dat het bestuur tot de conclusie kwam dat de ICT afdeling op een andere manier en vanuit andere positie aangestuurd moest gaan worden. Niet alleen uitvoerend en operationeel, maar ook strategisch en toekomst gericht.

Dit is een voorbeeld van de kracht van goed methodisch onderzoek, gevalideerde data en feiten en een herkenbare weergave van de bevindingen.