Samen met IT management van IKNL is een sourcing strategie onderzocht in het opnieuw aanbesteden van het contract voor kantoorautomatisering, werkplekbeheer en dataopslag.

Ontdekken

Bij de reorganisatie van IKNL en het samenvoegen van regionale kantoren in een landelijke organisatie een aantal jaren geleden zijn de systemen voor kantoorautomatisering ondergebracht bij 1 leverancier. Dit contract loopt af en hiervoor moet een Europese Aanbesteding worden uitgeschreven. Dit vormt een goede aanleiding om kritisch naar de bestaande inrichting van kantoorautomatisering te kijken en te onderzoeken of vernieuwing in het aanbod gewenst is.

In dit onderzoek staan 3 kernvragen centraal:

  • De medewerkers van IKNL zijn in het algemeen hoog opgeleid. Hoe kunnen zij het beste betrokken worden bij de inrichting van de nieuwe dienstverlening?
  • Nieuwe technologieën op het gebied van kantoorautomatisering en werkplekbeheer worden met enige regelmaat gelanceerd. Hoe kan IKNL nieuwe inzichten uit de markt gebruiken bij het uitvragen van leveranciers?
  • Wat is de beste aanpak voor de aanbesteding zelf?

In het onderzoek is allereerst de vraag gesteld wie de beste partij is op namens de medewerkers het gesprek met leveranciers aan te gaan. In de klassieke aanbestedingen worden de vragen aan de leverancier gesteld door de inkoop en IT afdelingen. Vaak zijn dit niet de vragen die door medewerkers gesteld worden. De vraag is dan ook hoe het te organiseren dat medewerkers zelf veel meer aan het woord komen in zowel de aanbesteding als in de daaruit voortvloeiende dienstverlening. Bij het beantwoorden van deze vraag kiest de IT afdeling er voor om medewerkers meer ruimte te geven en daarmee meer aandacht aan de randvoorwaarden en het proces te stellen die dit moet ondersteunen.

Om de vraag over nieuwe inzichten rondom kantoorautomatisering en werkplekbeheer te beantwoorden is besloten om een paar leveranciers uit te nodigen een presentatie te geven. Bij deze presentaties is ook een delegatie van medewerkers uitgenodigd, in lijn met de bovengenoemde aanpak. Door een aantal leveranciers op lokatie te bezoeken werden de medewerkers niet alleen betrokken bij de discussie over de mogelijkheden van de nieuwe werkplek. Zij kregen zo ook zicht op de randvoorwaarden en beperkingen voor het leveren van werkplekdiensten. DIt heeft veel geholpen in de acceptatie van medewerkers voor IT leveranciers en IT projecten.

Een klassieke benadering voor de aanbesteding past niet goed bij de gekozen route om te komen tot een strategie voor de aanbesteding. Op basis van contacten in ons netwerk zijn gesprekken gevoerd met managers uit soortgelijke organisaties. Daar werd gewezen op de Best Value Procurement methodiek als mogelijk alternatief. Dit leek in de aanpak beter te passen bij wat IKNL op dat moment nodig dacht te hebben.

Conclusie

Door in gesprek te gaan over wie nu de echte stakeholders van de aanbesteding van kantoorautomatisering zijn kwam de IT organisatie tot de conclusie dat hun rol vooral faciliterend moet zijn: zij moeten het gesprek tussen de medewerkers (feitelijke afnemers van de dienst) en de mogelijke leveranciers begeleiden. Vanuit kennis en expertise kunnen zij oog houden voor de randvoorwaarden en mogelijke beperkingen bij het aansluiten om de bestaande IT infrastructuur. Door het direct betrekken van de medewerkers in het marktonderzoek kregen de medewerkers ook meer begrip voor zowel de mogelijkheden als de comlexiteit van de IT dienstverlening. De Best Value Procurement Methodiek past in principe goed bij deze aanpak.

Praktijk

Omdat Idwell, Paul Leenards, zelf geen praktijkervaring met de Best Value Procurment methodiek had is een ander adviesbureau gevraagd om het verdere aanbestedingstraject te begeleiden. Dit traject verliep ongelukkig door een rekenfout bij het berekenen van de leveranciersuitslag. Als gevolg van deze fout heeft de aanbesteding veel langer geduurd dan gepland en dat heeft ook weer gevolgen gehad voor de uiteindelijke uitkomst,

Parallel aan de aanbesteding heeft IKNL aan Idwell gevraagd om een prijs model uit te werken voor een standaard aanbod in kantoorautomatisering. Dit prijs model heeft als basis gediend voor de uitwerking van de gekozen aanbieding binnen een aantal financiële randvoorwaarden. Zo zijn we ook betrokken geweest bij het vervolg van de aanbesteding in de gesprekken met de leverende partij om te komen tot een definitief contract.