Opzetten van een Opdracht en Project Informatie Systeem Fysieke Ruimte voor Gemeente Amsterdam

Binnen de gemeente Amsterdam heeft zich een complexe hiërarchie ontwikkeld voor de sturing van projecten in de fysieke ruimte, verdeeld over vier lagen: de bestuurlijke laag (wethouders, stadsdeelbestuurders), de ambtelijke opdrachtgevers (waaronder asset management, openbare ruimte, grond en gebied), de ambtelijke opdrachtnemers (zoals programmamanagers, projectmanagers) en ten slotte de uitvoerders (aannemers en bouwbedrijven). Door een eerdere gedecentraliseerde organisatie, waar veel verantwoordelijkheden bij verschillende stadsdelen lagen die pas recentelijk weer zijn gecentraliseerd binnen de stedelijke organisatie, is er een gefragmenteerd beeld ontstaan met betrekking tot projectinformatie.

Hoewel er binnen projectorganisaties over het algemeen enige uniformiteit bestond in projectbeheersing en informatievoorziening, was dit vaak afhankelijk van individuen en specifiek voor bepaalde projecttypen. Zo hanteerden bijvoorbeeld gebiedsontwikkelingsprojecten een andere werkwijze dan grootschalige en complexe infrastructuurprojecten. Elk onderdeel van de organisatie had zijn eigen informatiebehoefte met betrekking tot de status en voortgang van projecten. Medewerkers voorzagen in deze behoeften door informatie bij te houden in Excel-lijsten, voortgang te delen via rapportages gebaseerd op Word-sjablonen, en vaardige medewerkers werkten met Access-databases.

Een van deze databases, genaamd Digitale Werkplannen, bleek een geschikte basis te bieden voor meer standaardisatie van opdracht- en projectinformatie. Dit systeem had echter verdere modernisering nodig om naadloos te integreren in de stedelijke infrastructuur.

Aanpak

Het project om vanuit de applicatie Digitale Werkplannen (DWP) een vernieuwd Opdracht Informatie Systeem te ontwikkelen (werktitel: het Amsterdams Opdracht Informatie Systeem, afgekort Amopis) is opgezet in verschillende fasen: 1. verkenning van mogelijkheden, 2. technische migratie van DWP, 3. verbetering van het fundament voor doorontwikkeling, en 4. het inrichten van basismodules voor de verwerking van informatie over opdrachten en projecten. Bij elke stap wordt samengewerkt tussen gebruikers en ontwikkelaars in een iteratief Agile-proces.

Tijdens de verkenning van mogelijkheden bleek dat het verder ontwikkelen op basis van het Microsoft-platform de meest geschikte keuze was in deze situatie. De gemeente Amsterdam had een uitgebreid contract met Microsoft waarin veel benodigde componenten voor de systeemontwikkeling waren opgenomen. Echter, interne kennis van deze componenten binnen de gemeente was nog onvoldoende aanwezig. Daarom is in eerste instantie gekozen om de eerste stappen voor het opzetten van een werkbaar platform en fundament uit te besteden aan een externe partij, Inspark genaamd, na een marktraadpleging. Deze aanbesteding omvatte ook het betrekken van medewerkers van de gemeente Amsterdam gedurende het project, om zo de benodigde expertise op te bouwen.

Met de keuze voor het Microsoft Power Platform als vervanging van de bestaande interface gebaseerd op Microsoft Access, heeft het ontwikkelteam gewerkt aan het overzetten van gegevens en het creëren van een moderne interface. De uitdaging lag in het behouden van bestaande functionaliteit, zoals het ramen van capaciteit van medewerkers in projecten, terwijl tegelijkertijd de doorontwikkeling gebaseerd op meer gestandaardiseerde werkwijzen mogelijk moest worden gemaakt. Dit vereiste fundamentele strategische afwegingen bij het ontwerpen van de onderliggende informatiearchitectuur. Het is cruciaal om de verschillende organisatieonderdelen binnen de gemeente hierbij te betrekken, zowel op bestuurlijk niveau als in de uitvoering en het gebruik van het Opdracht Informatie Systeem. De kern ligt in het onderscheid tussen opdrachtbesturing en projectbeheersing en hoe dit wordt vormgegeven in de informatiearchitectuur.

Resultaat

De technische migratie naar het Microsoft Power Platform is succesvol afgerond. De overgang van een lokale database op een server in het eigen rekencentrum naar een oplossing op het Azure-platform dat specifiek is ingericht voor de gemeente Amsterdam, verliep soepel zonder noemenswaardige impact op medewerkers.

De overzetting van functionaliteit van de MS Access-interface naar een applicatie gebaseerd op Microsoft Power Apps verliep echter minder vlot. Hoewel er waardering was voor de overzichtelijkheid van de nieuwe schermen, moesten gebruikers wennen aan de verandering. De gevraagde standaardisatie in werkwijze leidde tot weerstand bij de deelnemende afdelingen, wat het verkrijgen van draagvlak bemoeilijkte. Medewerkers hadden relatief weinig vertrouwen in nieuwe digitaliseringsinitiatieven na eerdere minder succesvolle ICT-migraties. Bij problemen wezen ze vaak naar de software en grepen ze terug naar hun eigen Excel-bestanden. Het vereist geduld, snelle respons bij het opsporen van softwarefouten en vooral duidelijk maken dat feedback wordt gewaardeerd en dat er sprake is van voortdurende verbetering.

Het voordeel van werken met standaardcomponenten van Microsoft was de mogelijkheid om snel iets te ontwikkelen waar de organisatie al lange tijd naar zocht. Het tonen van projecten op een kaart was bijvoorbeeld een langgekoesterde wens die binnen enkele minuten werd gerealiseerd door de Power BI-ontwikkelaar. Dit soort mogelijkheden droegen bij aan het vergroten van het draagvlak.

Het concreet samenwerken met medewerkers aan rapportages, dashboards en schermen en het snel demonstreren van deze functionaliteiten in een applicatie maakt het gebruik van een low-code platform interessant voor verdere professionalisering van interne werkprocessen. Het wordt hiermee tastbaar en direct zichtbaar in plaats van een abstracte oefening op papier. Echter, vrijwel alle werkprocessen worden uiteindelijk ondersteund door meerdere systemen, zoals financiële, plannings-, urenregistratie-, HR- en inkoopsystemen. Het integreren van deze systemen, zowel technisch aan de achterkant als voor gebruikers aan de voorkant, moet onderdeel zijn van het uitwerken van werkprocessen. Dit integrale aspect is voor veel betrokkenen nog uitdagend te overzien. Ook hier kan het gebruik van een low-code platform helpen bij het ondersteunen van werkprocessen, aangezien veel aanpassingen in systemen nog steeds worden geïnitieerd via e-mail of ingevulde formulieren.