Integrale overdacht van projecten aan stadsbeheer

Of het nu ICT projecten zijn of projecten in de buitenruimte, de overdacht van deze projecten naar de beheerorganisatie is een uitdaging. Projecten zijn vaak gericht op het opleveren van een resultaat en het voldoen aan de opdracht. Het zijn tijdelijke organisaties die na het opleveren weer worden ontbonden. Vervolgens wordt er weer een nieuwe opdracht opgepakt en een nieuwe tijdelijke organisatie opgezet.

Beheer is meestal een permanente organisatie die te maken heeft met alledaagse uitdagingen die vanuit het gebruik naar voren komen. Beheer werkt meestal cyclisch, op basis van plannen, budgetten en afspraken. Wanneer vanuit projecten veranderingen tot stand worden gebracht heeft dat meestal een langdurig effect.

Deze twee werelden van korte en lange termijn, van projecten en beheer, komen soms lastig bij elkaar. Projecten willen overdragen en afronden. Beheer wil oppakken en doortrekken. En dan gaat er weleens wat mis in de overdracht. Een project is klaar maar beheer heeft nog niet de mogelijkheid het over te nemen. Of er zijn nog restpunten maar de projectleider wil alweer starten aan de volgende opdracht.

Bij de gemeente Amsterdam worden er honderden grote en kleinere projecten uitgevoerd in de buitenruimte. Doorgaans gaat dat goed. Maar over langere tijd zijn er ook wel aandachtspunten uit de overdracht van projecten naar beheer over gebleven. Ook door wijzigingen in personeel of wijzigingen in de organisatie is niet voor elke verandering goed te achterhalen wat er nog afgesproken is over restpunten en beheerwerkzaamheden.

Paul Leenards (Idwell) gaat met zijn kennis van het besturen van ICT projecten, het overdragen aan ICT beheer en het accepteren door ICT beheer het Ingenieursbureau van de Gemeente Amsterdam helpen bij het in kaart brengen van de nog openstaande aandachtspunten uit de overdracht van projecten. Misschien kunnen projecten in de civiele infrastructuur ook baat hebben bij een DevOps aanpak?