Naar één vorm van kantoorautomatisering

Integratie van kantoorautomatisering en (kantoor) gebouwbeheersystemen

Door technische ontwikkelingen en innovaties wordt het integraal benaderen van het kantoor, gebouw en functie, mogelijk. Nu zijn het vaak twee gescheiden domeinen die apart van elkaar worden aangestuurd. De kantoorautomatisering in het ICT-domein, meestal gebaseerd op de Microsoft Officeapplicaties, wordt vaak overgelaten aan de eindgebruikers. De ICT-afdeling maakt alleen de omgeving beschikbaar. Het gebouwbeheersysteem in het Facility Management (of huisvesting) domein is met name gericht op het stabiel houden van het binnen klimaat binnen een bepaald budget. Door het samen brengen van deze twee aspecten van kantoorautomatisering, functie en locatie, kan er veel meer worden bereikt.

Het kantoorgebouw en het kantoorgebruik wordt in veel gevallen nog gescheiden ontworpen en opgeleverd. De ontwikkelaar laat een gebouw ontwerpen en bouwen die goed te verkopen is en die voor de nieuwe eigenaar veel waarde heeft. Daar speelt een grote mate van flexibiliteit een belangrijke rol bij. Hierdoor worden veel kantoorgebouwen relatief leeg opgeleverd, zodat de nieuwe gebruiker nog volop de ruimte heeft om het in te richten naar wat zij nodig denken te hebben. Voor de organisatie die het nieuwe kantoor wil betrekken betekent dat er eerst nog veel werk moet worden gedaan om het gebouw aan te passen.

Je kan dan ook spreken van 2 vormen van kantoorautomatisering: automatisering van de kantoorfunctie en automatisering van het kantoorgebouw. Deze 2 vormen werken nu naast elkaar en niet met elkaar. De integratie tot een vorm van kantoorautomatisering kan organisaties veel voordelen bieden.

  • Het wordt dan mogelijk om dagelijkse basis de capaciteit aan werkplekken aan te passen aan de behoefte aan werkplekken. Capaciteit die dan over blijft kan vervolgens worden uitgezet om kosten te besparen of worden aangeboden aan andere partijen om zo kosten te verdelen of om samenwerking, en daarmee ook innovatie, te bevorderen.
  • Het wordt dan mogelijk om de werk omstandigheden voor de medewerkers beter aan te passen aan wat de medewerkers op dat moment nodig hebben. Door deels rekening te houden met de persoonlijke voorkeuren van medewerkers en door aan de andere kant naar de vereisten van de werkzaamheden zelf te kijken. Dit vraagt wel om werkplekken die zijn ontworpen rondom activiteiten en waar medewerkers bewegen naar de werkplek waar zij het beste deze activiteiten kunnen verrichten.
  • Het wordt dan mogelijk om in organisaties activiteiten en processen beter op elkaar te laten afstemmen om onnodige reizen, vergaderen en uitval (door bijvoorbeeld verstoringen) te voorkomen. Hoogwaardige dienstverlening aan organisaties en medewerkers kan het beste worden geleverd als er voorspelbaarheid is over afname en facturering.

In het kantoor van de toekomst zal automatisering van de functie en automatisering van de locatie hand in hand moeten gaan. Dat vraagt om andere competenties dan het kunnen installeren van de juiste software en het beschikbaar maken van een werkplek. Dat vraagt om begrip voor de manier waarop medewerkers samenwerken, onderling en extern communiceren, hoe informatiestromen door de organisatie en daarmee het gebouw lopen en hoe het gebouw zelf ingezet kan worden om de productiviteit te verhogen.

Een integrale benadering van het kantoor vraagt dus om een goede afstemming tussen functie en gebouw met als doel de productiviteit van de organisatie en van de medewerkers te verhogen. Eén vorm van kantoorautomatisering die dit ook echt beoogd kan deze integrale benadering optimaal ondersteunen.